Bagi sebagian orang, mengelola file digital adalah tugas yang merepotkan, mungkin karena sudah terlanjur berantakan. Ruang penyimpanan hardisk penuh, meski sudah menghapus beberapa file secara rutin. Kesulitan mencari file saat diperlukan dan yang lebih pahit ialah kehilangan file memorial.
Ya, sebetulnya saya juga merasakan semua yang disebutkan di atas. Sebagai kreator konten, saya menghasilkan file puluhan gigabyte atau kadang lebih dari 100 gigabyte setiap bulan. Lalu, bagaimana caranya menangani file yang terus menumpuk tersebut?
Metode pengelolaan file yang ingin saya bahas bernama sistem PARA, yang merupakan singkatan dari Project, Area, Resource, dan Archive. Konsep ini dikembangkan oleh Tiago Forte, penulis buku ‘Building a Second Brain‘.
Secara sederhana, kita akan membuat empat folder sebagai kategori utama. Kemudian mengidentifikasi semua file yang kita miliki ke dalam empat kategori tersebut. Metode ini dapat digunakan secara luas untuk mengatur semua informasi digital dengan lebih baik, tetapi di sini kita akan berfokus untuk mengelola file. Mari bahas empat kategori tersebut.
Folder Project
Di folder ini, kita akan menempatkan tugas-tugas aktif yang sedang dikerjakan. Biasanya terdapat progress, goal, atau memiliki deadline. Ketika saya memulai mengerjakan produk review, maka saya akan membuat folder baru di dalam folder project, misalnya dengan nama perangkat “Samsung Galaxy A34 5G”.
Di dalam folder tersebut, saya akan membuat beberapa folder baru lagi. Seperti foto 1 untuk menyimpan sampel foto Galaxy A34 5G, foto 2 untuk menyimpan foto produk perangkat, video 1 untuk menyimpan video perangkat, video 2 untuk video hasil editannya, dan seterusnya sesuai kebutuhan.
Folder Area
Pada folder area, kita bisa menaruh file-file penting atau yang bersifat responsibility dan akan dibutuhkan dari waktu ke waktu. Misalnya berbagai macam dokumen penting, seperti scan KTP, paspor, kartu keluarga, dan sebagainya. Selain itu, saya juga menempatkan portofolio karya foto dan video di kategori area. Portofolio tersebut sudah diedit atau setidaknya sudah difilter.
Folder Resource
Sesuai namanya, di folder ini kita akan mengumpulkan materi sumber daya yang bakal digunakan nanti. File atau informasi mentah yang diminati, yang dapat mendukung atau relevan dengan project yang sedang dikerjakan atau project selanjutnya. Contohnya aset desain, animasi video, audio free copyright, hasil hunting fotografi yang belum diedit, dan sebagainya.
Folder Archive
Terakhir, folder arsip ini bertindak sebagai penyimpanan untuk project tidak aktif atau selesai. Kemungkinan besar file-file ini tidak diperlukan lagi tetapi perlu disimpan untuk jaga-jaga dalam jangka waktu tertentu. Hingga akhirnya saya akan dihapus selamanya untuk membebaskan ruang penyimpanan hardisk.
Ya, mengelola file ini akan menjadi tugas yang merepotkan pada awalnya, karena harus mengelompokkan file secara manual dalam jumlah besar. Tak perlu buru-buru, Anda bisa mengerjakannya di waktu senggam beberapa jam setiap minggunya.
Selain untuk mengelola file di komputer, saya juga menggunakan metode PARA untuk merapikan catatan-catatan saya di aplikasi Google Keep. Aplikasi pencatat dari Google ini tidak memiliki fitur folder, tetapi kita bisa menggunakan label sebagai gantinya.
