Sebagai pekerja profesional sering kali kita berada di sebuah titik kesibukan ekstra, kadang merasa waktu 24 jam sehari terlalu pendek untuk menyelesaikan berbagai tugas dan pekerjaan yang sudah di ujung deadline. Dan paling sering kejadian seperti itu dialami ketika berbagai hal yang telah kita rencanakan tidak terjadwal secara baik, sehingga tumpang-tindih agenda membuat kita tidak fokus dengan apa yang dikerjakan.
Time management yang baik dapat menjadi solusi untuk mengurangi inefisiensi dari pelaksanaan kegiatan harian kita. Dengan memastikan semua agenda tertata rapi, akan mempermudah kita untuk mengestimasi alokasi waktu untuk menyelesaikan kegiatan-kegiatan harian, Terutama bagi seorang profesional yang mungkin memiliki kegiatan harian lain, misalnya sedang melaksanakan studi lanjut atau memiliki side job sebagai wirausahawan.
Di abad smartphone ini, kita sangat diuntungkan dengan perangkat kecil nan canggih yang mampu kita kustomisasi untuk menjadi asisten virtual guna mengatur penjadwalan kegiatan harian. Berikut ini beberapa tips pemanfaatan teknologi untuk time management yang lebih baik.
Rajin Mengatur Jadwal Kegiatan Harian
Menuliskan apa saja agenda yang harus dilakukan hari ini dengan mengalokasikan waktunya dapat dijadikan kebiasaan sebelum tidur atau di pagi hari ketika bangun tidur. Mengidentifikasi apa saja yang harus kita kerjakan hari ini akan memberikan kita alokasi waktu yang tepat serta prioritas yang pas untuk menyelesaikan apa yang menjadi tanggungan hari ini.
Gunakan kalender di sistem email atau di ponsel untuk menuliskan penjadwalan harian kita. Selain mudah untuk dituliskan, kalender yang terintegrasi sistem email (misalnya Google Calendar, Outlook Calendar dan lain-lain) mudah diintegrasikan dan memiliki sistem reminder dengan perangkat lain, misal komputer yang digunakan untuk bekerja.
Namun kadang kita harus mengelola lebih dari satu sistem kalender, semisal memiliki kegiatan profesional lebih dari satu (masing-masing memiliki sistem email yang berbeda), dan juga memiliki kalender personal. Berapa aplikasi kalender di ponsel otomatis dapat menampilkan dalam satu buah tampilan. Jika tidak bisa menggunakan aplikasi yang menyatukan kalender, misal di perangkat Windows 8 atau Windows 10 bisa memanfaatkan aplikasi gratis One Calendar untuk memudahkan mengatur penjadwalan dari sistem email yang berbeda.
Membuat catatan to-do-list
Target harian atau mingguan juga dapat menjadi prioritas untuk selalu dicatat. Apa saja target hari ini atau minggu ini, atur semua dalam aplikasi to-do-list yang saat ini sudah banyak pilihannya, baik di perangkat smartphone ataupun komputer, bahkan yang bisa diakses di keduanya. Di setiap to-do-list berikan tanda juga bagaimana prioritas pekerjaan tersebut, apakah sebuah pekerjaan yang urgent atau biasa-biasa saja, termasuk mengatur kapan tenggang waktu pengerjaan pekerjaan tersebut.
Mencatat jadwal ataupun daftar tugas memang kadang menjenuhkan. Namun manfaat yang akan diberikan dari terorganisirnya semua kegiatan dan tugas yang harus diselesaikan akan lebih banyak, karena mengurangi risiko terjadinya kelalaian atau agenda yang terlewatkan. Setelah dicatat, kedisiplinan yang akan menentukan hari kita.
Gunakan asisten virtual untuk mengingatkan
Siri, Cortana atau Google Now merupakan beberapa asisten virtual bawaan ponsel yang dapat dimanfaatkan untuk menjadi pengingat yang baik untuk setiap kegiatan yang sudah kita agendakan di kalender. Sama seperti layaknya seorang sekretaris, ia akan mengingatkan tentang agenda-agenda yang harus dijalankan sesuai yang telah dituliskan dalam kalender. Bahkan beberapa asisten virtual sudah dibekali dengan kemampuan untuk mampu terintegrasi dengan aplikasi lain.
Misal ketika agenda meeting di luar kantor, asisten virtual akan memberikan estimasi waktu ke tujuan dengan menghubungkan dengan aplikasi peta, bahkan dapat memperkirakan kepadatan lalu lintas sehingga memberikan kita kesempatan untuk menyesuaikan. Kendati aplikasi asisten virtual masih banyak kekurangan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan penggunanya, namun terkait integrasi dengan aplikasi di ponsel sistem-sistem tersebut sudah sangat bisa diandalkan.
Mengelola dokumen atau pekerjaan di cloud
Terakhir adalah dengan memastikan pekerjaan atau tugas dapat dicek di mana saja. Sistem penyimpanan cloud yang saat ini mudah dipasangkan di berbagai perangkat, sekaligus mampu terintegrasi dengan aplikasi produktivitas dapat membuat kita untuk senantiasa dapat memaksimalkan waktu bekerja. Tak melulu harus di komputer kantor untuk mengelola pekerjaan, karena ketika terjebak kemacetan atau harus berteduh di cafe, dengan perangkat yang kita bawa masih bisa mengelola pekerjaan-pekerjaan yang kita buat.
Hal ini akan memberikan efektivitas pemanfaatan waktu jika terjadi penundaan dikarenakan hal yang tidak diinginkan, misal jadwal meeting yang molor. Sehingga agenda tetap dapat terselamatkan dengan baik, dan tidak membuat kita membuang-buang waktu begitu saja dengan tetap bisa selalu terhubung dengan berkas pekerjaan.
